Google Workspace Siirtymäkoulutus

M365-ympäristöstä sujuvasti Google Workspaceen

Pedagoginen opas, siirtymämetodit ja interaktiivinen harjoituskirja asiantuntijoille.

Miksi tämä koulutus on erilainen?

Tämä kurssi ei opeta tietokoneen peruskäyttöä, vaan keskittyy lihasmuistin uudelleenohjelmointiin. Opit siirtämään vanhat Microsoft-työskentelytavat suoraan Googlen pilvipohjaiseen ekosysteemiin ilman turhaa stressiä.

Työkalujen vertailu (Vastinparimalli)

Alta näet, miten vanhat M365-työkalusi vastaavat uusia Google-työkalujasi sekä tärkeimmän ajattelutavan muutoksen.

Outlook ➡️ Gmail

Kansioista dynaamisiin tunnisteisiin (Labels). Tehokas pikahaku korvaa manuaalisen arkistointikierteesi.

Kalenteri & Teams ➡️ Meet

Pikamuokkaukset selaimessa, huonevaraukset ja nopeat etäkokoukset sekunneissa suoraan sähköpostista.

OneDrive ➡️ Oma Drive

Henkilökohtaiset työtiedostot turvallisessa pilvessä. Täydellinen synkronointi verkkoselaimen kanssa.

SharePoint ➡️ Jaetut drivet

Projektien ja tiimien yhteiset alueet. Tiedostojen omistajuus pysyy tiimillä, vaikka työntekijä vaihtuisi.

Office-sovellukset ➡️ Docs & Sheets

Ei enää "Tallenna"-painiketta tai tiedostolukituksia. Kaikki muokkaavat samaa tiedostoa yhtä aikaa pilvessä.

Moduuli 1

Sähköposti ja viestintä muutoksessa (Gmail & Google Chat)

1. Opetussisällöt ja teoria

Kansiot vs. Tunnisteet (Labels)

Outlookissa viesti voi asua vain yhdessä kansiossa kerrallaan. Gmailissa voit merkitä saman viestin useilla tunnisteilla (esim. Projekti A ja Laskutus). Viestiä ei monisteta, vaan se "loistaa" useissa eri näkymissä.

Älykäs haku korvaa käsinarkistoinnin

Unohda syvät kansiorakenteet. Gmailin haku löytää viestit ja liitteet sekunneissa. Voit käyttää suodattimia kuten has:attachment (sisältää liitteen) tai newer_than:7d (alle viikon vanhat viestit).

Yleinen sudenkuoppa!

Koulutettavat hämmentyvät usein siitä, että viesti näkyy useassa eri paikkaa ("Kaikki viestit" sekä omat tunnisteet). Selitä selkeästi, että kyse on vain näkymistä (vähän kuin tunnisteet sosiaalisessa mediassa), ei tuplaviesteistä.

Käytännön skenaarioharjoitukset

Harjoitus 1.1

Sähköpostin haltuunotto ja suodatusautomaatio

Valmis

Skenaario: Saat paljon sähköposteja. Haluat arkistoida ja värikoodata ne automaattisesti siten, etteivät ne tuki Saapuneet-kansiotasi (Inbox).

1. Avaa Gmail ja klikkaa vasemmasta sivupalkista Luo uusi tunniste. Nimeä se: Projektit.

2. Klikkaa tunnisteen kolmea pistettä ja valitse sille väri (esim. sininen).

3. Avaa jokin sähköpostiviesti, klikkaa yläreunan kolmea pistettä ja valitse Suodata tämänkaltaiset viestit.

4. Klikkaa Luo suodatin ja valitse: Ohita Saapuneet-kansio (Arkistoi se) sekä Käytä tunnistetta: Projektit.

Harjoitus 1.2

Lähetyksen peruutusaika (Undo Send)

Valmis

Skenaario: Lähetät sähköpostin, mutta huomaat heti painettuasi "Lähetä"-nappia unohtaneesi liitteen. Otat käyttöön 30 sekunnin katumusaika-asetuksen.

1. Klikkaa Gmailin oikeasta yläkulmasta **Asetukset-ratasta** > **Näytä kaikki asetukset**.

2. Etsi *Yleiset*-välilehdeltä kohta **Peruuta lähetys (Undo Send)**.

3. Muuta peruutusaika 5 sekunnista **30 sekuntiin**. Tallenna muutokset sivun alalaidasta.

4. Kirjoita sähköposti parillesi, lähetä se, ja klikkaa heti vasemman alareunan ilmoituksesta **Peruuta**.

Moduuli 2

Ajanhallinta ja kokoukset (Google Kalenteri & Meet)

1. Opetussisällöt ja teoria

Etsi aika (Scheduling Assistantin vastine)

Kun lisäät ihmisiä kokouskutsuun Google Kalenterissa, klikkaa Etsi aika (Find a time). Google vertaa kutsuttujen henkilöiden kalentereita ja osoittaa suoraan tyhjät aikaraot ilman ristiintaulukointia.

Saumaton Google Meet -etäkokous

Kalenteritapahtumaan luodaan kokouslinkki yhdellä napautuksella. Kokouksen moderaattori voi suoraan estää chatin, mykistää osallistujat tai luoda pienryhmätiloja (Breakout rooms) kokouksen aikana ilman erillistä säätämistä.

Käytännön skenaarioharjoitukset

Harjoitus 2.1

Monimutkaisen palaverin järjestäminen

Valmis

Skenaario: Järjestät palaverin kolmelle kollegallesi. Tarvitset Meet-linkin, yhteisen ajan sekä automaattiset kokousmuistiinpanot esityslistaksi.

1. Avaa Google Kalenteri ja luo uusi tapahtuma nimellä Projektipalaveri.

2. Syötä osallistujien sähköpostit, klikkaa Etsi aika ja valitse sopiva tyhjä rako kalenterista.

3. Klikkaa sinistä Lisää Google Meet -videoneuvottelu -painiketta.

4. Klikkaa kuvauskentän kohdalta kuvaketta Luo muistiinpanot (tämä luo automaattisesti tyhjän Google Docsin). Klikkaa Tallenna.

Harjoitus 2.2

Google Meet -etäkokouksen hallinta ja kysely

Valmis

Skenaario: Toimit kokouksen vetäjänä ja otat kokouksen hallinnan sekä vuorovaikutteisen pikakyselyn haltuusi.

1. Liity äsken luomaasi Google Meet -palaveriin ja salli mikrofonin käyttö.

2. Klikkaa oikeasta alakulmasta Kokouksen hallintapaneelia (lukkokuvake) ja rajoita muiden oikeutta jakaa näyttöä.

3. Klikkaa alareunasta Jaa nyt (nuolikuvake) ja valitse välilehden jako (paras video- ja äänitiedonsiirto).

4. Avaa oikeasta alakulmasta **Aktiviteetit** > **Kyselyt (Polls)**, luo kysymys ja käynnistä se.

Moduuli 3

Tiedostonhallinnan uusi aikakausi (Google Drive & Jaetut drivet)

1. Opetussisällöt ja teoria

Oma Drive vs. Jaetut drivet (Shared Drives)

Oma Drive: Henkilökohtainen OneDrive-vastineesi. Tiedostot kuuluvat sinulle.
Jaetut drivet: SharePoint-vastineet. Tiedostot kuuluvat organisaatiolle tai tiimille. Jos joku lähtee organisaatiosta, tiedostot ja niiden käyttöoikeudet pysyvät vahingoittumattomina paikoillaan.

Ei enää sähköpostiliitteitä!

Klikkaa Jaa (Share) -nappia. Voit asettaa oikeudeksi Katselija, Kommentoija tai Muokkaaja. Lähetä vain linkki sähköpostitse. Kaikki muokkaavat aina samaa, ajantasaista tiedostoa ilman "versio_4_lopullinen.docx"-sekaannuksia.

Käytännön skenaarioharjoitukset

Harjoitus 3.1

Turvallinen jakaminen ja lataamisen esto

Valmis

Skenaario: Sinun pitää luoda projektikansio ja jakaa tiedosto ulkopuoliselle katseltavaksi siten, ettei hän voi vahingossakaan ladata tai tulostaa sitä omalle tietokoneelleen.

1. Siirry Google Driveen, klikkaa Uusi > Uusi kansio ja anna nimeksi Projektikansio Alpha.

2. Mene kansion sisälle, luo uusi Google Docs nimeltään Ulkoinen raportti.

3. Klikkaa oikeasta yläkulmasta Jaa (Share). Kirjoita parisi sähköposti ja aseta rooliksi Katselija.

4. Klikkaa Jaa-ikkunan ratasikonia (oikea yläkulma) ja poista rasti kohdasta: "Katselijat ja kommentoijat näkevät vaihtoehdon ladata, tulostaa ja kopioida". Tallenna ja jaa.

Harjoitus 3.2

Tehohaku Drivessa suodattimilla

Valmis

Skenaario: Joku on jakanut kanssasi tärkeän taulukon muutama kuukausi sitten, etkä muista kansion tai tiedoston tarkkaa nimeä. Etsit sen sekunneissa suodattimien avulla.

1. Klikkaa Driven yläreunan hakupalkkia ja valitse sen oikeasta reunasta Hakusuodattimet-kuvake.

2. Aseta tiedostotyypiksi Taulukot (Spreadsheets).

3. Aseta omistajuudeksi Ei minun omistama (Not owned by me).

4. Aseta muokkausajaksi Viimeiset 90 päivää ja klikkaa Hae.

Moduuli 4

Yhteistyö ja sisällöntuotanto (Google Docs, Sheets & Slides)

1. Opetussisällöt ja teoria

Ehdotustila (Track Changes) & Versiot

Word-työkaluista tuttu Track Changes löytyy Docsista suoraan oikeasta yläkulmasta: vaihda kynäkuvakkeen tilaksi **Ehdotus (Suggesting)**. Kaikki poistot ja lisäykset näkyvät korjauksina, jotka kirjoittaja voi hyväksyä tai hylätä.
Versiohistoria: Näet jokaisen muokkauksen sekuntitasolla ja voit palauttaa minkä tahansa aiemman version milloin vain.

Suodatusnäkymät (Filter Views) Sheetsissä

Excel-konkareiden suurin kompastuskivi: jos useampi ihminen muokkaa samaa taulukkoa, tavallinen suodatus sekoittaa kaikkien muiden näkymän. Ratkaisu on **Suodatusnäkymät (Filter Views)**, jolloin jokainen voi suodattaa ja lajitella taulukkoa täysin omassa, muilta suojatussa tilassaan.

Käytännön skenaarioharjoitukset

Harjoitus 4.1

Yhteiskirjoitus, ehdotukset ja versiohistoria

Valmis

Skenaario: Kirjoitatte parisi kanssa yhteistä tiedotetta pilvessä. Sinun täytyy ehdottaa muutoksia parisi tekstiin ja osoittaa hänelle tehtävä.

1. Kirjoita selaimesi osoiteriville doc.new (luo heti tyhjän tiedoston). Anna nimeksi Yhteinen tiedote.

2. Jaa tiedosto parillesi muokkausoikeuksin ja kirjoittakaa tekstisisältöä samanaikaisesti.

3. Vaihda oikean yläkulman tilaksi Ehdotus (Suggesting) ja tee muokkauksia parisi kirjoittamaan tekstiin.

4. Maalaa tekstiä, klikkaa sinistä kommenttipainiketta ja osoita tehtävä parillesi kirjoittamalla @parinsähköposti ja valitsemalla Kohdenna henkilölle.

Harjoitus 4.2

Suodatusnäkymät (Filter Views) yhteisessä taulukossa

Valmis

Skenaario: Muokkaat ja analysoit yhteistä asiantuntijataulukkoa. Sinun täytyy suodattaa raakadataa häiritsemättä muiden näkymää.

1. Kirjoita selaimesi osoiteriville sheet.new ja luo taulukko, jossa on sarakkeet Nimi, Osasto ja Tila.

2. Syötä muutama testirivi ja jaa taulukko parillesi muokkausoikeuksin.

3. Valitse ylävalikosta: **Tiedot (Data) > Suodatusnäkymät > Luo uusi suodatusnäkymä**. Taulukon reunat muuttuvat harmaiksi.

4. Suodata tila-sarake. Pyydä pariasi vahvistamaan, että hänen näkymänsä ei muuttunut tai seonnut lainkaan.

Testaa osaamisesi

Siirtymäkoulutuksen pikavisa

Oletko valmis ottamaan Google-työkalut haltuusi? Testaa tietosi alta.

Kysymys 1

Miten Gmailin tunnisteet (Labels) eroavat Outlookin kansioista?

Tunnisteet ovat tasan sama asia kuin kansiot, nimi vain on eri. Sähköpostilla voi olla monta eri tunnistetta samanaikaisesti ilman tuplakappaleita. Tunnisteet poistavat sähköpostit automaattisesti 30 päivän kuluttua arkistoon.

Kysymys 2

Mistä ja miten muiden työntekijöiden vapaita kalenteriaikoja etsitään parhaiten?

Lähettämällä erillinen "Ajanvaraus"-kyselysähköposti kaikille osallistujille. Käyttämällä kalenteritapahtuman "Etsi aika" (Find a time) -työkalua. Googlessa ei ole mahdollista nähdä muiden varauksia tietoturvasyistä.

Kysymys 3

Mitä tapahtuu Jaetussa drivessä (Shared Drive) asuville tiimin tiedostoille, jos joku työntekijä poistuu talosta?

Tiedostot poistetaan automaattisesti kyseisen työntekijän mukana. Tiedostot kuuluvat organisaatiolle ja ne pysyvät paikoillaan muuttumattomina. Ne lukittuvat ja vaativat IT-tuen manuaalisen avaamisen.

Kysymys 4

Miten voit parhaiten suodattaa yhteistä Sheets-taulukkoa siten, ettei muiden työntekijöiden näkymä sekoa?

Tiedosto pitää ladata työpöydälle Exceliksi, suodattaa, ja ladata uudelleen takaisin. Luomalla oma "Suodatusnäkymä" (Filter View) Tiedot-valikon kautta. Pyytämällä kaikkia muita sulkemaan taulukko siksi aikaa, kun suodatus tehdään.

Kysymys 5

Mistä löydät Googlen "peruuta lähetys"-toiminnon saatuasi sen käyttöön?

Outlook-sovelluksen perinteisestä päävalikosta. Sähköpostin asetuksista vasta viestin vastaanottamisen jälkeen. Pienestä mustasta ponnahdusikkunasta näytön vasemmassa alareunassa heti lähetyksen jälkeen.